Трудно в настоящий момент времени представить себе организацию, сотрудники которой не пользуются преимуществами общения посредством электронной почты. Обычно внутри локальной сети фирмы имеется компьютер-сервер, на котором развернуто специальное программное обеспечение, отвечающее за управление потоками электронных писем сотрудников организации. Данная программа (Почтовый сервер) собирает все письма, отсеивает спам, удаляет вирусы, распределяет письма по почтовым ящикам и доставляет их сотрудникам. В ходе своей работы почтовый сервер создает специальные лог файлы, в которых протоколируется информация обо всех обработанных электронных письмах. Анализируя эти лог файлы, Mail Access Monitor позволяет быстро и просто выдавать отчеты о том сколько, кто, кому, когда отправлял электронных писем и какой при этом получился суммарный почтовый трафик.